某集團(tuán)要統(tǒng)計(jì)集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)公司的資產(chǎn)狀況。傳統(tǒng)的做法是，做一張Excel表，將這份Excel文件通過郵件發(fā)送給一級子公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。如果該一級子公司下屬還有二級子公司，那么還要再將Excel文件郵件給二級子公司。當(dāng)二級子公司返回填好的Excel文件時(shí)，先由一級子公司匯總，再發(fā)給集團(tuán)總公司，集團(tuán)總公司對所有一級公司上報(bào)的Excel進(jìn)行匯總。這種靠郵件分發(fā)并回收Excel文件，再通過專門的人員進(jìn)行手動(dòng)匯總的工作方式，不僅耗時(shí)持久，造成人力浪費(fèi)，而且容易造成疏漏錯(cuò)誤。

那怎樣才能更方便地實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的上報(bào)審批呢？既能將業(yè)務(wù)人員從Excel表格與郵件溝通中解救出來，又能及時(shí)完成數(shù)據(jù)收集的任務(wù)，同時(shí)保證收集到的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

這時(shí)，如果有一個(gè)流程，能夠自動(dòng)傳遞數(shù)據(jù)給特定的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審閱，并且自動(dòng)收集上報(bào)來的數(shù)據(jù)，就可以完美解決上面的問題。

永洪流程審批，為您提供數(shù)據(jù)上報(bào)審批的解決方案。只要在永洪的產(chǎn)品中，做出上報(bào)表單，并設(shè)置您的審批過程，包括需要經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)的審批，每個(gè)環(huán)節(jié)的審批人是誰，每個(gè)環(huán)節(jié)需要審批哪張表單中的數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)人員只需要在收到任務(wù)提醒時(shí)，在系統(tǒng)中填寫表單并提交就可以了。接下來，一切只要交給自動(dòng)化的流程引擎。相應(yīng)的負(fù)責(zé)人就能收到業(yè)務(wù)人員填寫的表單，而這些填寫的數(shù)據(jù)會(huì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。

下面，我們來詳細(xì)介紹一下永洪流程審批可以解決哪些問題。

1、上報(bào)數(shù)據(jù)的審批

以我們文章開頭的場景為例，向多個(gè)子公司收集他們的資產(chǎn)狀況。子公司的人員填寫，由自己的上級領(lǐng)導(dǎo)審批，無誤后，上報(bào)給集團(tuán)總公司。那么子公司A的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，只能由子公司A的審批人知曉。同樣，子公司B的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，只能由子公司B的審批人知曉。子公司A不需要管子公司B有沒有填寫或者審批，只要他自己填好了，他的領(lǐng)導(dǎo)就可以看到。也就是說這個(gè)流程的第一個(gè)填寫的環(huán)節(jié)有多個(gè)參與人，而第二個(gè)審批環(huán)節(jié)也有多個(gè)審批人。填寫的人不同，審批的人也不同。如果有幾十家子公司，難道要為這幾十家公司，每個(gè)都單獨(dú)做一個(gè)流程嗎？這當(dāng)然不是我們想要的。如果需要這么麻煩，就失去了使用自動(dòng)化流程的意義。

當(dāng)然不需要。永洪流程審批只需要一個(gè)流程就可以滿足上報(bào)審批需要。

你只需要在一張Excel表中定義填寫和審批的關(guān)系，并上傳到永洪流程審批系統(tǒng)。

 

然后在設(shè)置流程的審批環(huán)節(jié)時(shí)，選擇你提前定義好的審批關(guān)系就可以了。

 

如上圖所示，小王填寫的表單，只有小王的直接上級（小明）可以審批。

當(dāng)小王、小劉、小李等多個(gè)人都收到填寫的任務(wù)，需要上報(bào)資產(chǎn)狀況時(shí)，他們各自的上報(bào)與審批都是互相平行互不干擾的，不需要擔(dān)心小劉的領(lǐng)導(dǎo)也可以看到小王填寫的數(shù)據(jù)。

2、多人同時(shí)審批

多人同時(shí)審批，是指當(dāng)上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)，需要經(jīng)過項(xiàng)目與部門審批。那么，我們可以讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人同時(shí)審批。當(dāng)填寫的人提交后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人會(huì)同時(shí)收到審批任務(wù)，各自選擇是批準(zhǔn)還是駁回。

 

我們可以定義一個(gè)審批通過的規(guī)則，例如，部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都審批通過，才算審批通過，或者只要其中一個(gè)審批通過，就算審批通過。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)我們設(shè)置的規(guī)則，自動(dòng)判斷是否被批準(zhǔn)。

3、定時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)

有些數(shù)據(jù)需要每天都上報(bào)。如果系統(tǒng)可以自動(dòng)啟動(dòng)流程，讓每個(gè)人定時(shí)收到上報(bào)的任務(wù)，就省去了人為下發(fā)任務(wù)的環(huán)節(jié)，也可以避免遺忘。

要實(shí)現(xiàn)流程的定時(shí)啟動(dòng)很簡單。只要將定時(shí)開始節(jié)點(diǎn)作為流程的起始點(diǎn)就可以了。

 

例如，我們設(shè)置從2020年4月15日0點(diǎn)開始，每一天，就啟動(dòng)一次。這樣，每天相關(guān)人員都會(huì)收到一個(gè)上報(bào)數(shù)據(jù)的待辦任務(wù)。

 

4、表單中某個(gè)字段的值決定下一審批人

在審批時(shí)，會(huì)遇到一種情況，即之后的審批路徑要根據(jù)表單上某個(gè)值決定。

以下圖的表單為例，當(dāng)填寫的報(bào)銷數(shù)額過大時(shí)，部門經(jīng)理審批通過后，還需要經(jīng)過總監(jiān)審批；如果數(shù)額較小，就無需總監(jiān)審批。

 

這個(gè)場景在永洪流程審批中能夠輕松實(shí)現(xiàn)。只要給不同的審批路徑設(shè)置不同的條件就可以了。系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行智能判斷，滿足哪個(gè)條件，就會(huì)采用哪條審批路徑。

 

簡單示例，教你快速定制審批流程

了解永洪流程審批的特色以后，是不是也想趕快做一個(gè)自己的流程了？下面我們就以文章開頭講到的資產(chǎn)數(shù)據(jù)上報(bào)為例，看一下該怎么實(shí)現(xiàn)這樣一個(gè)流程。

1、繪制流程

拖動(dòng)節(jié)點(diǎn)到畫布中，并用線將各個(gè)節(jié)點(diǎn)串聯(lián)起來。

 

最終你會(huì)得到一個(gè)這樣的流程圖：

 

這個(gè)流程中涉及的元素：

開始：整個(gè)流程或子流程的起始。

結(jié)束：整個(gè)流程或子流程的結(jié)束。

用戶任務(wù)：可以代表一個(gè)填寫任務(wù)或者一個(gè)審批任務(wù)。

子流程：當(dāng)我們需要10個(gè)子公司來上報(bào)時(shí)，每個(gè)子公司上報(bào)和審批都是相互獨(dú)立的。這時(shí)我們可以把子公司上報(bào)和審批這個(gè)過程放在子流程中。當(dāng)然，我們還需要設(shè)置子流程根據(jù)子公司的數(shù)量，復(fù)制成N份，這樣就可以實(shí)現(xiàn)10個(gè)子公司的上報(bào)流程，且每個(gè)子公司的上報(bào)和審批過程是相互獨(dú)立的。

 

2、設(shè)置每個(gè)節(jié)點(diǎn)填寫/審批的表單

經(jīng)過第一步，我們已經(jīng)畫出了想要的流程圖。此時(shí)，我們還需要設(shè)置每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)填寫/審批的表單。

只要選中節(jié)點(diǎn)，在右側(cè)設(shè)置面板中，點(diǎn)擊添加表單的按鈕，即可在彈出窗口中，選擇需要填寫或?qū)徟谋韱巍?/span>

 

3、設(shè)置每個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人

在一個(gè)流程中，我們除了要確定流程的環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)審批的表單，還需要指定每個(gè)環(huán)節(jié)由誰來審批。

只要選中節(jié)點(diǎn)，在右側(cè)設(shè)置面板中，點(diǎn)擊添加審批人，即可在彈出窗口中，完成設(shè)置。

永洪流程審批支持三種審批人類型：

固定審批人：如果一個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人，不會(huì)根據(jù)前面節(jié)點(diǎn)填寫人的變化而變化，那么就屬于固定審批人。舉例，A子公司填寫的數(shù)據(jù)，B子公司填寫的數(shù)據(jù)，都由總公司的同一個(gè)人進(jìn)行審批，那么這個(gè)總公司的審批人就是固定審批人。

靈活審批人：當(dāng)審批人隨著前面填寫人的變化而變化，這個(gè)審批人就屬于靈活審批人。舉例，A子公司填寫的數(shù)據(jù)，有A子公司內(nèi)部的人進(jìn)行審批；B子公司填寫的數(shù)據(jù)，由B子公司內(nèi)部的人進(jìn)行審批。這是審批節(jié)點(diǎn)的審批人就是靈活審批人。它會(huì)根據(jù)實(shí)際填寫人的身份，自動(dòng)變換審批人。

繼承審批人：當(dāng)審批人與當(dāng)前子流程實(shí)例的審批人相同或者與主流程的發(fā)起人相同時(shí)，可以選擇繼承審批人。

4、為流程和節(jié)點(diǎn)添加注釋

通過修改節(jié)點(diǎn)名稱以及添加文本注釋的方式，讓你的流程圖更加清晰易懂。

經(jīng)過上面的步驟，相信你已經(jīng)能自己做出一個(gè)流程了。永洪流程審批，幫你擺脫數(shù)據(jù)上報(bào)審批的困境，簡化冗長繁瑣的審批過程，提高審批效率。

 

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